Sähköposti rekrytointikanavana vastaa heikosti EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia

GDPR-aallot lyövät myös rekrytointiin – sähköpostin tilalle kannattaa hankkia paremmin tietosuojavaatimuksia vastaava rekrytointijärjestelmä, Accountorin Anna-Maija Marjakangas neuvoo.

Sähköposti rekrytointikanavana vastaa heikosti EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia


EU:n tuleva tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation) kolahtaa kovaa rekrytointiin, jossa käsitellään henkilötietoja.

”Rekrytointiin kuuluu olennaisesti ihmisten henkilötietojen käsittelyä. Nämä tiedot saattavat sisältää myös arkaluonteisia tietoja”, Accountorin lakiasiainpäällikkö Anna-Maija Marjakangas muistuttaa.

Toukokuussa 2018 voimaan astuvien säädösten mukaisesti myös rekrytoinnissa on huolehdittava siitä, että henkilötietoja ja työpaikkahakemuksia näkevät vain niitä todella tarvitsevat henkilöt. Yrityksen pitää tietää, minne hakijoiden henkilötietoja kerätään, missä niitä säilytetään tai käsitellään ja kenen toimesta. Lisäksi on pystyttävä osoittamaan tietojen asianmukainen ja turvallinen käsittely. Hakijalla on oikeus tarkastaa tallennetut tiedot ja vaatia tietojensa poistoa.

Sähköposti ei sovellu enää rekrytointiin

Sähköpostin käyttöä koskevat ongelmat alkavat jo rekrytointiprosessin alussa: kun hakemukset vastaanotetaan sähköpostilla, on haasteellista varmistaa, että hakija saa läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa käsittelystä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Toisessa päässä törmätään tilanteeseen, jossa valitsematta jätetyn hakijan tiedot tulee poistaa tietyn ajan kuluttua.

”Sähköposti rekrytointikanavana ei vastaa nykyajan tietosuojavaatimuksia. Liitteitä sisältävien sähköpostien hallittu käsittely ja henkilötietojen poistaminen on lähes mahdotonta tai vähintään työlästä ja aikaa vievää”, Accountorin kehitysjohtaja Outi Vuorio sanoo.

”Nyt viimeistään on aika pohtia vaihtoehtoa sille, että rekrytoinnissa käytetään sähköpostia hakukanavana. Sähköposti ei ole tietoturvallinen viestintäväline”, Marjakangas korostaa.

Hakijatietojen säilytyksessä oltava tarkkana

”Joissain yrityksissä on ollut tapana säilyttää tietoja siltä varalta, että myöhemmin vapautuisi tehtävä, johon katsottaisiin aiempien hakijoiden joukosta mahdollisesti sopivaa. Tämä on omaa rekrytointiprosessia keventävä tapa”, Marjakangas toteaa.

Marjakankaan mukaan tällaisen käsittelyn kanssa on kuitenkin oltava tarkkana. Tietojen säilyttämiselle on oltava hakijan kirjallinen suostumus, joka on selkeästi myös todennettavissa.

”Tietoja ei myöskään saa säilyttää missä vain, eikä niihin tule olla pääsyä esimerkiksi kaikilla yrityksen esimiehillä, jotka joskus saattaisivat rekrytoida”, Marjakangas huomauttaa.

Kun käytetään asianmukaista rekrytointijärjestelmää, hakija antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä suostumuksensa tietojensa käyttöön.

Rekrytointijärjestelmä huolehtii tietosuojasta

Manuaalinen, sähköpostiin perustuva rekrytointiprosessi on syytä vaihtaa sähköiseen rekrytointijärjestelmään.

”Rekrytointijärjestelmä huolehtii lokitiedoista ja tietoturvasta. Yritys varmistuu myös siitä, että tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, ketkä tietoja tarvitsevat ja että papereita ei jää lojumaan vääriin paikkoihin. Sähköinen järjestelmä myös tehostaa ja nopeuttaa itse rekrytointiprosessia”, Marjakangas suosittelee.

Sähköpostin vaihtaminen rekrytointijärjestelmän käyttöön voi sujua helposti ja nopeasti. Accountor tarjoaa asiakkailleen Rekryratkaisun, joka on kätevä ja ketterä tapa tietosuoja-asetusten mukaiseen rekrytointiin.

Käytännössä Accountorin asiakkaat saavat käyttöoikeuden rekrytointijärjestelmään ilman ohjelmiston käyttöönottoa ja ylläpitoa – työpaikkailmoituksen julkaiseminen onnistuu yhden työpäivän sisällä ensikontaktista.

Palvelu sisältää työpaikkailmoitusten julkaisemisen sekä joustavat ja valmiit työkalut hakemusten käsittelyyn ja hakijaviestintään. Hakemukset ja hakijoiden tiedot tallentuvat tietoturvalliseen paikkaan ja ovat oikeiden ihmisten käytettävissä luotettavalla tavalla.

Lisäksi Rekryratkaisu hävittää ja anonymisoi henkilötiedot tilastointia varten tietyn ajan kuluessa hakijan viimeisestä kirjautumisesta ja tietojen käytön hyväksymisestä. Ratkaisun avulla voidaan edelleen ylläpitää hakijatietoja myöhempää käyttöä varten. Palvelu voi lähettää hakijalle ilmoituksen profiilin vanhenemisesta ja aktivointitarpeesta.

”Toimiva ja nykyaikainen rekrytointiprosessi on myös tärkeä työnantajamielikuvan luoja yritykselle”, Marjakangas muistuttaa. ”Rekrytoinnin sujuvuus jättää kaikille hakijoille positiivisen kuvan ja edesauttaa hyvien hakijoiden löytymistä jatkossakin.”

Lähteet: Accountor, Outi Vuorio

Lue lisää Accountor Rekryratkaisusta.

Jätä yhteydenottopyyntö
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Facebooktwitterlinkedinmail