Hakijatietoja käsiteltävä GDPR:n mukaisesti

”Työnhakijalta on saatava suostumus henkilötietojen käsittelyyn”, Accountorin Outi Vuorio muistuttaa.

Hakijatietoja käsiteltävä GDPR:n mukaisesti


”Hakijalle on myös kerrottava läpinäkyvällä tavalla, miten hänen tietojaan käsitellään sekä tarjottava oikeus tietojen oikaisuun ja poistamiseen”, Accountorin kehitysjohtaja Outi Vuorio jatkaa.

EU:n tietosuoja-asetus astui voimaan vuonna 2016, ja kahden vuoden siirtymäaika päättyy 25.5.2018. Lain keskeinen tehtävä on suojella EU-kansalaisten henkilötietoja ja oikeuksia. Laki koskee kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät EU-kansalaisten henkilötietoja.

”Koska rekrytoinnissa käsitellään henkilötietoja, laki koskee jokaista yritystä tai organisaatiota, joka rekrytoi työntekijöitä”, HR4:n Account Director Lotta Lehtipuu korostaa.

Henkilötietojen käsittely kuvattava selkeästi

Tietosuoja-asetuksen mukaan hakijalle on kerrottava selvästi ja kattavasti, mitä henkilötietoja kerätään ja miten niitä käsitellään. Lisäksi hakijalta on saatava suostumus henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja tallentamista varten. Suostumus on saatava selkeällä tavalla kirjallisesti, sähköisesti tai suullisesti.

Henkilötietojen laillisesta käsittelystä ja hakijoiden informoinnista vastaa rekisterinpitäjä, joka on rekrytoiva yritys.

”Velvoitteen toteuttamiseksi yrityksen kannattaa linkittää oma tietosuojaselosteensa suostumuksen pyytämistä koskevaan tekstiin”, Vuorio neuvoo.

Henkilötietojen käsittelijä on taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta sopimuksessa määriteltyjen ohjeiden mukaisesti.

Vaatimukset täytettävissä valmiin ratkaisun avulla

HR4:n Rekryratkaisun avulla organisaatio voi varmistaa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten täyttämisen.

Hakijan suostumus:

  • Hakijalta pyydetään selkeä suostumus henkilötietojen käsittelemistä varten
  • Hakija päättää suostumuksen antamisesta – ilman suostumusta hakija ei saa hakemustaan lähetettyä
  • Hakija voi perua suostumuksensa helposti pyytämällä hakemuksen poistamista
  • Työnantaja voi osoittaa, miten ja milloin hakija on antanut suostumuksensa
  • Tieto hakijan suostumuksesta arkistoidaan

Hakijan informointi:

  • Hakijalle kuvataan henkilötietojen käsittely kattavalla ja läpinäkyvällä tavalla
  • Rekrytoija osoitetietoineen nimetään rekisterinpitäjäksi (yleinen palveluseloste linkitetään yrityksen tietoihin)
  • Hakijalle kerrotaan, mitä tietoa kerätään, miten sitä käsitellään ja mihin tarkoitukseen sitä käytetään
  • Hakijalle kuvataan oikeudet ja toimenpiteet henkilötietojen näkemiseen, muokkaamiseen, suostumuksen perumiseen ja tietojen poistamiseen
  • Hakijalle tiedotetaan kolmansista osapuolista, joilla on pääsy henkilötietoihin

Oikeudet tietojen oikaisemiseen ja unohdetuksi tulemiseen:

  • Hakija voi tarkastella, muokata ja poistaa omia tietojaan
  • Henkilötiedot voidaan siirtää järjestelmästä toiseen
  • Hakijan pyynnöt tietojen päivittämiseksi, poistamiseksi tai siirtämiseksi käsitellään viipymättä

HR4 on osa Accountor-konsernia.

Lähde: Accountor, Outi Vuorio

Lue lisää HR4:n Rekryratkaisusta.

 

Jätä yhteydenottopyyntö
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Accountor Software Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Facebooktwitterlinkedinmail