Paperittomuus on kansallinen etu

Asko Schreyn kokemuksia mutkikkaiden rakenteiden yksinkertaistamisesta – osa 4.

Paperittomuus on kansallinen etu


Jatkoa edellisestä osasta.

Tilitoimistojen murros antoi odottaa

Kun siirryin käynnistämään optiomarkkinoita lokakuussa 1987, sain ryhtyä 25 prosentilla osakkaaksi perustamaamme pieneen tilitoimistoliiketoimintaan. TMT-yhtiöitä kohdanneen konkurssin alla 1992 saimme perheeni omistukseen koko tilitoimistoryhmän, jota vaimoni Tina alkoi johtaa.

Palasin toden teolla perheyhtiöön loppuvuonna 1999 ja kaivoimme vanhat ajatukset naftaliinista. Mielenkiintoista oli huomata, ettei 12 vuoden aikana jähmeällä alalla ei ollut tapahtunut oikeastaan yhtään mitään. Ohjelmistopuolella Terttu ja Tikon kävivät loputonta kamppailuaan, jossa Tikon oli vähitellen päässyt niskanpäälle siinä määrin, että Tietoenator lopulta osti Tikonin ja käynnisti Tertun alasajon.

Mietimme asiaa Tinan kanssa ja päädyimme jälleen siihen, että nykyaikainen tilitoimisto on oikeastaan parhaimmillaan asiakkaidensa taloushallintoon erikoistunut palvelukeskus, jossa teknologia on ratkaisevassa asemassa. Muotoilimme ajatuksemme liiketoiminta-ajatukseksi, etsimme mukaamme sijoittajia ja aloimme toimia.

Tavoite oli aika yksinkertainen. Piti kasvaa niin, että saa volyymiä, piti yhdistää tukifunktiot niin, että saa kustannusetua väistämättömien suuruuden kuluhaittojen kompensoimiseksi ja piti kehittää paperiton teknologia tarjottavaksi asiakkaille.

Ensimmäiset vuodet ajattelimme, että teknologian skaalaetujen vuoksi meidän on työskenneltävä yleisimmillä ratkaisuilla ja ohjattava niiden kehitystä. Yhdistimme kahden toimijan tuotteet yhdeksi ja saimme ostolaskujen käsittely- ja maksuprosessin yhdistetyksi taloushallinnon perusohjelmiston kanssa. Tämän vielä kuorrutimme asiakkaan käyttöliittymällä, jota friikit jo tuolloin kutsuivat extranetiksi. Olimme hetken ainutlaatuisia teknologiamme kanssa.

Olemme herkeämättä tarkastelleet operationaalista tehokkuutta ja tehneet kaikkemme sen jatkuvaksi parantamiseksi. Hallinnon alalla aika harvat ovat olleet kiinnostuneita tehokkuudesta. Olemme maan johtava palkkaohjelmistojen toimittaja, mutta tuskin koskaan asiakas on kiinnostunut siitä, paljonko heidän palkanlaskijallaan lopulta kuluu aikaa palkanmaksun tuottamiseen.

Tämä onkin ymmärrettävää, koska kahdeksan minuuttia enemmän työaikaa tuhannen hengen firmassa on ”vain 132 tuntia” ylimääräistä työtä kuukausittain – yhden henkilön panos. Mutta kun palvelukeskus laskee 100 tuhatta palkkaa kuukaudessa, merkitsisi se siis sataa ylimääräistä henkilöä!

Saman näkee myös taloushallinnon muissa prosesseissa – liian harvalla talousjohtajalla on tietoa oman organisaationsa tehosta. Toisaalta ei sen tietämisestä ehkä olisi hyötyä, koska ihmisiä on vaikea palkata murto-osina.

Olemme viimeisen kymmenen vuoden aikana saavuttaneet huomattavaa tehokkuuden kasvua. Palkkapussin tuottamiseen kuluu tänään noin kuusi minuuttia, kun vastaava aika kymmenen vuotta sitten oli 14 minuuttia. Kirjanpitotositteen vaatima prosessointiaika on pudonnut neljästä minuutista alle kahteen samana aikana.

Kohti paperitonta talousosastoa

Nykyaikainen talousosasto voi toimia ilman papereita, jopa miestenhuoneessa voisi toimia ultraääneen perustuva ratkaisu.

Paperittomuus voidaan saavuttaa aika hyvin yrityskohtaisesti. Se edellyttää sisään tulevien dokumenttien ujuttamista paperittomaan systeemiin skannaamalla ja tulkitsemalla sitten skannatun paperin sisältö sellaiseen muotoon, jonka tietokone ymmärtää, vaikkapa numeroina. Vastaavasti tietenkin kaikki ulos lähtevä tieto voidaan lähettää keskitettyyn tulostuspaikkaan, jossa se asetellaan paperille lähetettäväksi edelleen vastaanottajalle – skannattavaksi.

Kun loimme 2002 vuoden aikana edellä kuvatun yrityskohtaisen ympäristön, vaikutti joskus suorastaan naurettavalta, että asiakkaamme X lähetti tietojärjestelmästämme laskunsa tulostettavaksi Itellaan, joka sitten kannatti sen omilla postipojillaan jakelukeskuksen kautta vastaanottajalle, jolla oli kirjelaatikko Itellan skannauskeskuksessa. Siellä lasku skannattiin vastaanottajalle, joka oli asiakkaamme Y ja jonka reskontra on täsmälleen samassa laitteistossa kuin mistä se oli joitain päiviä aikaisemmin lähtenyt ”fyysiselle kierrokselleen”.

Tilanne ei runsaassa kymmenessä vuodessa ole juurikaan kohentunut, vain noin 15 prosentilla suomalaisista yrityksistä on käytössään sähköisen taloushallinnon mahdollistava ratkaisu.

Tämä on yllättävän alhainen luku, kun ottaa huomioon, miten valtavasti paperittomuus säästää aikaa juuri yrityksen sisällä, miten paljon se parantaa tiedon saatavuutta, poistaa virheitä ja nopeuttaa prosesseja. En tiedä yhtään yritystä, joka olisi paperittomista järjestelmistä siirtynyt takaisin paperin kierrättämiseen.

Paperittomuus on vakavasti otettava kansallinen etu

Yrityskohtaista ratkaisua parempi on tietenkin sellainen, jossa tiedot välittyvät mahdollisimman täydellisinä suoraan lähettäjän ja vastanottajan tietojärjestelmien välillä.

Suomi on ollut edelläkävijä yritysten välisen talousinformaation siirrossa ja automatisoinnissa, mistä paljon lankeaa kiitos oligopolistiselle pankkikilpailulle, joka pitkään aikaan ei sallinut kilpailua marginaaleista vaan varaa oli kehitellä tietotekniikkaa – jopa yhteistyössä.

Paperittomuuden edistäminen on kansallinen etu, johon pitäisi suhtautua vakavasti. Se edellyttäisi toisaalta kilpailun esteiden poistamista ja toisaalta integraation jatkamista. Kilpailun esteistä hankalin liittyy yritysten välisen informaation siirtelyyn. Siitä ovat vastuussa niin sanotut operaattorit, jotka kuitenkin toimivat niin kuin sähkö- ja telemarkkinat aikanaan. Vaihtaminen on tehty mahdollisimman vaikeaksi; niin hidastetaan hintakilpailua ja luodaan siis oligopoli. Kilpailun vapauttaminen on yhtä yksinkertaista kuin oli telealallakin: edellytetään, että yritys saa pitää oman ”verkkolaskuosoitteensa” vaikka vaihtaa operaattoria.

Integraation jatkaminen on toinen tärkeä kehitystarve. Suurimmat puutteet liittyvät käytännössä käteis- ja luottokorttilaskujen digitalisointiin. Markkinoille on tullut useita ratkaisuita, joissa asiakas itse ottaa älypuhelimella kuvan ja naputtelee kuvan tulkinnan viestiin, joka toimitetaan kirjanpitojärjestelmään. Laiskimmat johtajat jättävät tulkintatyön sihteereilleen.

Vaikka näin päästäänkin eroon rutistuneista ja hävinneistä luottokortti- ja käteislaskuista, todellinen ratkaisu edellyttäisi kassatositteiden lähettämistä maksutiedon kanssa asiakkaalle. Tässä avainasemassa ovat luottokortti- ja kassapääteyhtiöt, joiden vallassa tämä tehostuminen on. Toinen, mutta huomattavasti vähäpätöisempi kehitys kohdistuu viranomaisten ja yrityksen tietojärjestelmän väliseen kommunikointiin. Tällä alueella on saavutettu jo huomattavaa edistystä, kun veroilmoitus voidaan toimittaa valtiolle täysin sähköisesti KATSO-tunnisteiden avulla.

Kuten aikaisemmista esimerkeistäni näkyy, kolmen vuosikymmenen aikana käynnissä ollut digitaalinen murros on aina johtanut siihen, että erilaiset toimijat pyrkivät kääntämään selkeät ja toimintaa tehostavat yksinkertaiset rakenteet omaa kilpailuvoimaansa kasvattaviksi mutkikkaiksi sotkuiksi. Näin voidaan saavuttaa väliaikaisia kilpailuetuja.

Oman käsitykseni mukaan näin ei ole. Mutkikkaat rakenteet ainoastaan synnyttävät kustannuksia ja hidastavat kehitystä. Jos vanhan maailman vahvimmat toimijat olisivat älykkäitä ja luottaisivat itseensä, ne pikemminkin pyrkisivät kehittämään mahdollisimman hyviä ratkaisuita ja tulisivat siitä pelistä ulos voittajina. Nyt on mahdollista että käy aivan päinvastoin, kun rakenteet lopulta suoristuvat, himmelinkehittäjät jäävät kuin enot veneestä.

***

Blogipostaus on neljäs ja viimeinen osa Asko Schreyn kirjoituksesta, joka on julkaistu teoksessa Digitaalinen Suomi. Kirjan tekijät ovat Matti Rossi ja Matti Lehti. Kirjoitus julkaistaan verkkolehden blogissa jatkokertomuksena.

Asko Schrey: esittely ja blogipostaukset

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Yhteistyössä mukana